Le dépoussiérage d’archives fait partie des prestations que l’on peut attendre d’une entreprise qui se spécialise dans l’archivage. En quoi cela consiste-t-il, pourquoi est-ce important et comment faire ?
Dépoussiérage d’archives : de quoi parle-t-on ?
Au fil du temps, quand les archives ne sont pas mises en boîte ou en cartons, il n’est pas rare qu’elles présentent une fine couche de poussière et autres saletés. Un entrepreneur pourrait croire que cela n’est pas grave. Mais le temps fragilise encore plus un matériau (le papier) qui l’est déjà de par sa nature.
En outre, la poussière conjuguée à la lumière qui tombe sur les archives (par le biais d’une fenêtre ou même d’un éclairage artificiel) aura tendance à faire pâlir l’écriture la rendant moins lisible, voire qu’on n’arrive plus à lire du tout les lettres et les chiffres que les documents comportent.
Or, il s’agit d’une des obligations relatives à l’archivage. Tout doit être lisible. Un chef d’entreprise devrait donc prendre le temps, de manière régulière, de dépoussiérer ses documents papier en s’armant d’un chiffon doux ou d’un plumeau, mais aussi d’un aspirateur à variation de puissance pour enlever la poussière qui s’accumule sur les étagères et les boîtes de rangement.
Une véritable corvée, qui se fait normalement lors du récolement et du tri.
Récolement ? Encore une autre contrainte ? Comment faire pour externaliser cette nécessité et passer au numérique pour parfaire le travail : c’est ce que nous voyons maintenant.
Qui appeler pour dépoussiérer ses archives (et le reste) ?
La société d’archivage est assurément l’entreprise à contacter pour effectuer le dépoussiérage de ses archives car elle possède le matériel nécessaire pour le faire mais surtout l’expertise.
Car comme dit précédemment, le dépoussiérage se fait généralement lors du récolement et du tri, soit le fait de déterminer si les documents ont encore une valeur probatoire. Si c’est le cas, ils sont soigneusement dépoussiérés. Dans le cas contraire, ils sont supprimés pour faire de la place.
Quand ces premières actions sont faites et pour peu qu’on les ait missionnées à cet effet, les entreprises d’archivage peuvent également classer les documents par nature ou par année (il faut décider d’une méthode de classement), avant de les numériser. En effet, la loi sur la transition numérique suppose de digitaliser tous les documents d’entreprise pour une productivité accrue entre autres avantages.
Il faut alors trouver une bonne GED (Gestion Electronique des Documents), décider si les collaborateurs peuvent avoir accès sans réserve aux différents documents ou s’il s’agit de créer des sortes de niveau d’accréditation.
Au contraire des archives papier, tous les documents digitaux sont accessibles en quelques clics, y compris quand on ne se trouve pas au sein de l’entreprise ce qui se révélera très pratique au quotidien, surtout si la structure a mis en place et conservé le télétravail.
Enfin, même si ce service est encore moins connu sans doute que le dépoussiérage d’archives, il est possible de demander à ces sociétés de prendre soin des archives papier dans un autre endroit que l’entreprise. Parfois, cela se révèle obligatoire pour les conserver dans de bonnes conditions. Cela peut arriver quand on se rend compte que la pièce qu’on leur dédie est humide ou que des rongeurs ont déjà créé des dégâts.
Surveillées, nettoyées de manière régulière et triées, les archives, même gérées par un service extérieur à l’entreprise sont toujours disponibles et sont toujours leur propriété.
Outre de meilleures conditions pour les conserver durablement, cela permet à une entreprise de pouvoir utiliser l’espace qu’elle leur réservait pour un autre usage. Quand on sait qu’une entreprise peut parfois leur dédier plusieurs pièces au bout de quelques années, cela est vraiment avantageux.
